eRGiss ERP

Aplicația propusă este una de tip ERP ce ofertă toate opțiunile necesare pentru managementul unei unități economice de orice dimensiune și cu activități eterogene.

Este organizată pe module, care pot funcționa și de sine stătător, în cazul în care dețineți deja alte aplicații pentru unele dintre funcțiuni. În acest caz, se pot folosi date din acele aplicații sau se pot pune la dispoziție date către acele aplicații.

Aplicația funcționează pe un WebServer, nefiind necesară niciun fel de instalare specială pe calculatoarele de pe care se face accesul. Singura cerință este existența unui browser web și eventual, pentru vizualizarea rapoartelor, unui vizualizor pentru fișiere PDF. Poate fi accesată de pe orice calculator echipat cu orice sistem de operare (Windows, Linux, Mac) sau pe de terminale mobile (telefoane și tablete cu Android sau iOS).

Accesul se face pe baza unui nume de utilizator și a unei parole stabilite de către administratorul sistemului, care definește și operațiunile pe care le poate efectua utilizatorul, modulele, opțiunile din meniu sau secțiunile pe care acesta are acces (gestiuni, casierii, bănci etc).

INFORMAȚII TEHNICE

  • Aplicația este concepută în PHP, limbaj folosit de 80% din site-urile web din lume.
  • Backend-ul (baza de date) folosit este PostgreSQL, cel mai performant sistem de gestiune a bazelor de date opensource din lume.
  • Sistemul rulează pe un server cu sistem de operare linux.
  • Utilizarea aplicației nu presupune nicio achiziție de alte licențe (pentru servere, servere baze de date etc), economiile realizate din acest punct de vedere sunt de ordinea miilor sau zecilor de mii de euro, funcție de numărul de utilizatori sau stații de lucru.
  • Sistemul poate rula fără mentenanță, 24 ore/zi, 365 zile/an. În condițiile alimentării cu energie electrică, un astfel de server funcționează continuu perioade de ordinul anilor.
  • Serverele nu necesită aplicații antivirus, au incluse sisteme firewall și de control acces foarte fiabile.
  • Serverele pot avea multiple conexiuni la internet, de la furnizori diferiți, pentru a funcționa în condiții de avarie.
  • În condițiile în care utilizați pentru diverse activități alte aplicații software, aplicația noastră poate accesa și utiliza date din acestea. Baze de date compatibile: Oracle, SQLite, MySQL, Microsoft SQL Server sau baze de date “legacy”: fișiere Foxpro/VisualFoxPro, fișiere Paradox, fișiere text,csv,xml. În cazul în care de exemplu aveți o aplicație pe partea de contabilitate, se pot accesa și folosi nomenclatoare de furnizori, clienți, conturi bancare, materiale, mărfuri, încasări și plăți etc.

INFORMAȚII COMERCIALE

  • Vă punem la dispoziție o varietate de moduri de licențiere: achiziție per utilizator, per stație de lucru, per module, utilizarea fără costuri inițiale, în baza unui abonament lunar, adaptat utilizării aplicației și posibilităților dvs. de plată. Ca si exemplu orientativ, la o firmă de dimensiuni medii, costul de implementare al aplicației (TCO – Total Cost of Ownership) este ~500EUR/utilizator.
  • De asemeni în cazul în care nu dețineți infrastructura necesară (server, conectivitate internet highspeed), aplicația poate rula de pe serverul nostru. Avantaje:
    • Serverele dispun de stocare în sistem RAID (aceeași informație se scrie simultan pe 3 HardDiskuri).
    • aveți acces 24/7 de pe orice terminal conectat la internet (serverul dispune de două conexiuni prin fibră optică de 1Gbps fiecare).
    • salvarea datelor se face zilnic, automat, pe un alt dispozitiv, la rândul lui acesta utilizând un sistem RAID pe 2 HDD.
  1. GESTIUNE COMERCIALĂ FURNIZORI (APROVIZIONARE)

Cuprinde toate elementele necesare bunei desfășurări a activității de aprovizionare. Aceasta incluse:

  • Întocmirea referatelor de necesitate de către utilizatori.
  • Aprobarea acestora pe linia ierarhică a unității dvs. (în mod electronic, fiind notificați prin email/sms când aveți documente de aprobat). Această aprobare se poate face în forma inițială solicitată sau cu modificarea articolelor și/sau cantităților solicitate. Pentru acest lucru, aplicația pune la dispoziție informații despre stocul unui element solicitat sau istoricul achizițiilor pentru acest element într-o perioadă aleasa de dvs. (de ex. 12 luni). Orice decident de pe fluxul de procesare al referatelor poate aproba, modifica sau respinge un document. Persoanele implicate sunt informate prin email sau sms despre stadiul solicitărilor.
  • Managementul contractelor (normale, cadru sau subsecvente) încheiate cu furnizorii de bunuri și servicii. Astfel, veți introduce în sistem datele despre un contract (perioada, valoare, inclusiv atașa forma electronica a documentului – scanată – pentru acces oricând la aceasta). La operarea unei facturi aferente unui contract, serviciul aprovizionare va asocia acest document cu contractul. Veți avea acces oricând la încadrarea achizițiilor în valorile contractate, într-o formă vizuală, grafică. De asemeni veți fi notificați asupra contractelor care urmează să expire într-o perioadă arbitrară, sau a celor care au fost depășite ca valoare.
  • Întocmirea, în baza elementelor de pe referatele de necesitate, a comenzilor către furnizori. În acest sens, serviciul aprovizionare, va alege de pe referatele APROBATE, elemente în vederea solicitărilor către furnizori. 
  • Aprobarea comenzilor pe linia ierarhică specifică (serviciul aprovizionare, CFI, conducător economic, manager) la finalul acestui circuit comenzile putând fi transmise electronic (email) către furnizor sau imprima.
  • Contractele cu furnizorii vor avea în aplicație și informații privind termenul de plată (pentru modulul de gestiune financiară – planificare la plată – fișiere de plăți electronice) și eventuala garanție de bună execuție (plătibilă în contul corespunzător).
  1. GESTIUNE COMERCIALĂ CLIENȚI 

În cazul în care sunteți un prestator de servicii către un număr mare de clienți, în baza unor contracte sau a altor tipuri de relații similare, acest modul permite managementul tuturor informațiilor aferente. Exemple de utilizare: sunteți un furnizor de servicii către populație și agenți economici (salubritate, apa, diverse alte servicii) sau sunteți o unitate administrativă care încasează taxe și impozite de la populație și agenți economici. Facilități:

  • Definirea, pentru fiecare client, a elementelor contractuale: tipul serviciilor prestate/taxelor de încasat, modul de calcul al acestora etc.
  • Emiterea către clienți, într-o singură operațiune, a facturilor sau altor documente asimilate privind obligațiile de plată.
  • În paralel puteți opta pentru informarea clienților prin canale moderne de comunicare (sms, email) privind aceste operații (emitere facturi/decizii de impunere, depășire scadențe/termene de plată etc).
  • Accesul clienților (pe baza unui CNP/cod client/număr ROL/telefon/email) asupra datelor care se refera la ei: sume de plată, fișe etc.
  • Preluarea plăților efectuate prin diverși procesatori (tip PayPoint sau procesatori de plăți cu carduri bancare).
  • Calculul automat de penalizări/majorări de întârziere.
  1. MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE

Acest modul implementează toate elementele necesare privind personalul dvs.:

  • Preluarea, de pe site-ul dvs., în cazul în care aveți această opțiune, a solicitărilor de angajări/CV-uri. În acest sens, la completarea formularului de pe site-ul dvs., solicitantul primește pe email un link ce va conduce către un formular conținând elementele care va interesează  (date personale de contact, studii, experiența, abilități – limbi străine etc).
  • Evidența personalului angajat și a colaboratorilor (zilieri, convenții etc), pe nivele ierarhice, împreună cu toate elementele necesare (date personale, date privind salarizare, sporuri aplicate etc).
  • Evidența documentelor (inclusiv stocarea în format electronic – scanat) aferente personalului, cu acces oricând este necesar.
  • Întocmirea, electronic, de către persoanele desemnate, a prezenței/pontajului pentru personalul din subordine. Aceasta se poate face zilnic/săptămânal/lunar.
  • Preluarea informațiilor de pontaj din terminalele specializate de acces (ora intrării/ieșirii). În cazul în care nu dețineți așa ceva oferim consultanță în domeniul implementării unui sistem de acest gen, sau implementarea completă.
  • Operarea de către personalul dvs. a cererilor de concedii de odihnă, recuperare a orelor suplimentare/lucrate în weekend sau sărbători legale și evidența acestor elemente.
  • Operarea celorlalte elemente ce țin de salarizare: concedii medicale, persoane în întreținere în vederea scutirii de impozit etc.
  • Calculul drepturilor salariale.
  • Generarea de fișiere de plăți pentru bănci, pentru viramentul salariilor pe carduri.
  • Generarea tuturor documentelor necesare: state de plată, fluturași, centralizatoare, procese verbale pentru casieri plătitori etc.
  • Managementul popririlor către terți aferente personalului, inclusiv generarea fișierului pentru plata acestor sume beneficiarilor.
  • Evaluare periodică a personalului. În acest sens, veți defini în sistem criteriile de efectuare pentru fiecare persoană sau funcție. Periodic, șefii direcți ai salariatului vor introduce rezultatul evaluării pe fiecare din aceste criterii, cu notare în intervalul definit de dvs. (de ex 1…5). Sunt disponibile rapoarte aferente acestor evaluări.
  • Declarațiile electronice aferente salarizării (declarația 112).
  • Există un modul pentru planificarea turelor, pentru acele activități la care, un număr limitat de salariați trebuie să acopere un număr de obiective/sarcini (activitățile de pază, curățenie, dispecerate). Prin alocarea (prin drag&drop, folosind mouse) salariaților pe ture/obiective, aplicația calculează în timp real numărul de ore lucrate/suplimentare/weekend/noapte, în așa fel încât toți salariații să realizeze norma lunară, cu costuri suplimentare minime, în condițiile în care se acoperă necesarul pe fiecare obiectiv/operațiune.
  • Programul permite planificarea personalului (similar unui pontaj în avans).
  • Programul permite diverse simulări și scenarii de modificare a salariilor/schemei de personal și generează rapoarte tip diferență, atât între datele originale si o astfel de simulare, cât și între simulări (de exemplu puteți în avans calcula ce impact ar avea o creștere salarială, impusă de lege sau stabilită arbitrar, sau ce impact ar avea modificarea unor taxe pe salarii sau adăugarea unor taxe noi).
  1. GESTIUNE MATERIALĂ

Conține toate elementele necesare activității curente. Sistemul permite definirea gestiunilor și a gestionărilor, împreună cu toate elementele de contact. Exemplu de operațiuni implementate: 

  • Întocmirea recepțiilor de la furnizori, inclusiv tipul achiziției (SEAP, achiziție directă etc).
  • În cazul furnizorilor care oferta acest sistem, preluarea directă a datelor (de exemplu livrările de carburanți direct pe carduri de la OMV/Petrom sau similar). 
  • Înregistrarea automată în contabilitate a facturilor aferente.
  • Aprobarea facturilor de către serviciul aprovizionare și asocierea lor cu contractele.
  • Recepția producției interne cu calculul automat al prețului de cost în baza cheltuitelor efectuate.
  • Transferul între gestiuni, cu confirmarea electronică de către primitor a cantităților și sumelor.
  • Operarea consumurilor de materiale și materii prime, cu specificarea consumatorului. În acest mod aveți acces în orice moment a cheltuitelor pe un anume consumator (mașină, utilaj, persoană etc).
  • Inventarierea bunurilor din gestiuni, inclusiv de pe terminale mobile (telefoane, tablete).
  • Generarea listelor necesare: liste de stoc, balanțe, fișe de magazie, situații și statistici privind intrările, consumurile etc.

  1. VÂNZARE PRIN AMEF (case de marcat)

Conține elementele necesare activității de vânzare de mărfuri și prestare de servicii către populație, prin intermediul caselor de marcat fiscale. Include vânzarea prin scanarea codurilor de bare sau prin introducerea codurilor PLU pentru mărfuri și servicii, emiterea bonurilor fiscale pe casa de marcat, emiterea facturilor în baza bonurilor fiscale (unde clientul solicită). Înregistrarea zilnică a încasărilor, predarea banilor către casieria centrală. Raport de gestiune. Rapoarte statistice.

  1. GESTIUNE FINANCIARĂ ȘI CONTABILITATE

Conține toate elementele necesare operațiunilor ce ține de furnizori, clienți, casierii, conturi bancare, avansuri de trezorerie, întocmirea situațiilor financiar-contabile prevăzute de lege și a declarațiilor și raportărilor aferente. Câteva detalii:

  • Un număr nelimitat de registre de casă, asociate punctelor de lucru. Accesul utilizatorilor la operațiuni se poate face individual.
  • Operațiuni prin conturi bancare: plata furnizorilor se poate face prin intermediul unor fișiere de plăți, dacă sistemul informatic al băncii dvs. suportă acest mod de lucru. Folosind acest mod de lucru, plata unui volum mare de furnizori se face într-un timp foarte scurt, iar verificarea și semnarea propriu-zisă este de ordinul minutelor (practic din lista de facturi neachitate, se bifează facturile ce urmează a fi plătite; se verifică și/sau modifică sumele de plată; se generează fișierul propriu-zis; se încarcă acest fișier în sistemul informatic al băncii; se semnează electronic de persoanele îndreptățite din cadrul firmei dvs).
  • Pentru plățile din conturi de trezorerie, aplicația poate genera direct forma de OP utilizată (identică cu cea generată de aplicația OPFV pusă la dispoziție de ANAF). Acestea se generează printr-un click, în baza informațiilor din sistem, eliminând multe posibilități de eroare (introducere conturi IBAN și alte date).
  • În sens invers, extrasele de cont în format electronic generate de către bănci pot fi importate direct în aplicație, nemaifiind necesare operarea individuală, manuală, a fiecărei operațiuni din extrasele de cont.
  • Balanțele pentru furnizori și clienți conțin toate elementele necesare verificării: linkuri către facturile scanate, către contracte etc.
  • Managementul avansurilor de trezorerie: salariații sunt preluați direct din modul de salarii, se pot opera plățile din casierie către salariați, restituirile de sume, justificarea deconturilor, încasări și plăți în cursul deplasărilor.
  • Notele contabile: se generează lunar după modul dvs. de lucru. O notă contabilă are asociate toate documentele la care face referire. Generarea notei contabile blochează accesul la aceste documente, în sensul că nu se mai poate interveni asupra lor.
  • Balanța de verificare: suportă moduri multiple de afișare și generare (4,5 sau 6 rânduri de egalități, atât în format interactiv cat și PDF).
  • Declarații fiscale: declarații privind TVA (394,300); monitorizare (S1001 și similare).
  1. BUGETUL DE VENITURI ȘI CHELTUIELI

Conține elementele necesare pentru:

  • Introducerea sumelor preconizate pentru cheltuieli și venituri, pe capitole, conform formularelor publicate sau a machetelor proprii.
  • Vizualizarea în orice moment a încadrării veniturilor si cheltuielilor realizate în cele preconizate, cu posibilitatea de a atașa explicații ale diferențelor.
  1. GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXE

Conține toate elementele privind gestiunea mijloacelor fixe și a operațiunilor aferente. Astfel pentru fiecare element sunt stocate în sistem:

  • Datele solicitate de legislație.
  • Documente aferente (de exemplu în cazul mașinilor și utilajelor: verificări tehnice, asigurări etc). Aplicația trimite informări (prin email) privind documentele în curs de expirare în perioada imediat următoare, pentru fiecare categorie (inspecții, asigurări, cerificări).
  • Poziționarea geografica a mijloacelor fixe inamovibile (clădiri, terenuri) sub forma de coordonate GPS.
  • Imagini ale mijloacelor fixe.
  • Aplicația face calculul amortizării, generează rapoarte privind amortizarea, registrele prevăzute de lege etc.
  • Gestiunea obiectelor de inventar, atât în depozit cât și în folosință. La darea în folosință, obiectele de inventar se asociază salariatului (din modulul de salarizare). În orice moment în aplicația de salarizare sunt vizibile mijloacele fixe date în folosință salariatului.
  • Inventarierea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar și listarea listelor de inventar. 
  1. DEVIZE ȘI URMĂRIREA PRODUCȚIEI

Conține toate elementele necesare managementului producției: întocmirea devizelor ofertă, a situațiilor de lucrări, solicitarea consumurilor în baza situațiilor de lucrări; managementul analizelor de preț pentru funcționarea utilajelor și produsele proprii.

  • Se pot opera devizele ofertă folosind nomenclatoarele standard. Se pot lista toate formularele necesare.
  • Fiecare executant de lucrări (șef de formație de exemplu) operează în sistem datele necesare întocmirii procesului verbal ce va fi prezentat beneficiarului (articole din normative, materiale, cantități, utilaje – funcționare și staționare etc, evantual grupate pe locații).  Se calculează în timp real și norma de timp aferentă (atât manopera directă a personalului cât și a eventualilor deservenți ai utilajelor folosite).

Fiecare proces verbal se poate întocmi pe o perioadă arbitrară (zilnic, săptămânal – cel    mai frecvent, lunar). Forma printabilă este cea agreată de Primăria Municipiului Iași. Procesele verbale vor fi centralizate și transformate automat în situații de lucrări.

  • Pentru fiecare proces verbal se pot genera bonurile de conum aferente materialelor utilizate în mod direct, și a celor necesare funcționării utilajelor. Cantitățile consumate sunt calculate automat din consumurile specifice din norme.
  • Se pot opera situațiile de lucrări, fie prin preluarea unui deviz ofertă, prin preluarea unuia sau mai multe procese verbale întocmite de către executanți (șefi de formații), fie prin operarea de la zero.
  • Pentru fiecare situație de lucrări, se întocmesc solicitările de consum atât pentru materialele utilizate cât și pentru cele ce reies din analizele de preț pentru funcționarea utilajelor, transport și producerea produselor proprii puse în operă.
  • Executanții lucrărilor completează aceste solicitări cu materialele din stocul propriu.
  • Se pot factura lucrările prin selecție din listă.
  • Se generează situațiile și statisticile aferente procesului de producție (costuri cu materiale, manopera, utilaje, transport, consumuri, facturi, încasări etc).
  • Operarea în sistem a analizelor de pret pentru diverse servicii prestate către beneficiari. Se introduc prețuri și cantități pentru materiale, manoperă, utilaje, sporuri aferente. Analizele de pret au perioadă de valabilitate, se pot lucra analizele pe perioade viitoare în timp ce sunt utilizate cele valabile în prezent. Se pot crea, printr-o singura operație, analize noi din cele actuale cauzate de modificările de prețuri (practic rețeta rămâne neschimbată ca elemente folosite și cantități – util de exemplu în situația de schimbarea a valorii manoperei)
  • Pentru lucrările efectuate pe teren, prin intermediul unei aplicații pentru telefoane mobile, se pot opera în sistem date privind
    • Lucrarea efectuată
    • Poziția GPS
    • Utilajele implicate – timpi de funcționare și staționare
    • Poze cu lucrarea efectuată

Procedura (în curs de implementare la CITADIN SA-probe finale) presupune

  • Intocmirea BLM pentru utilaje la plecarea acestora din bază – utilajul, mecanicul, combustibilii și uleiurile sau aditivii de alimentat, prima lucrare destinație
  • Se genereaza un document cu un cod de bare imprimat, ce va fi folosit în continuare
  • Se scanează codul de bare la ieșirea din bază
  • Se scanează codul de bare și se operează (automat) poziția și (manual) ore funcționare și staționare, lucrarea efectuată, materialul folosit LA FIECARE LUCRARE LA CARE AJUNGE
  • Se scanează codul de bare la reîntoarcerea în bază
  • Se poate ajusta automat timpul pentru a include și deplasarea între bază și lucrări.
  • În ziua următoarea se inchide fișa.

  1.  RELAȚII CU PUBLICUL ȘI PROCESAREA DOCUMENTELOR

Conține elementele necesare preluării, pe diverse canale, a solicitărilor persoanelor fizice și a partenerilor, salariaților etc, și procesării acestora până la soluționare. Include

  • Preluare solicitări prin registratură sau email (aplicația poate citi o adresă de email și prelua de acolo eventuale documente atașate)
  • Registratura repartizează din aplicație aceste solicitări către departamentele implicate
  • Fiecare departament poate da o rezoluție finală sau poate redirecta o solicitare către un alt departament
  • Emitentul solicitării poate fi notificat prin mijloace electronice (email, sms) sau poate urmări online stadiul acesteia.
  • Se poate opta inclusiv pentru trimiterea rezoluției finale prin mijloace electronice (email, eventual document semnat digital cu semnătura folosită în relația cu ANAF)
  • Pentru orice perioada se poate genera un raport de activitate pentru fiecare departament implicat (număr de cereri procesate, prelucrate, rezolvate etc), util în evaluarea activității salariaților din acel departament.
  1. MANAGEMENT ȘI RAPOARTE MANAGERIALE

Conține opțiuni și rapoarte, în formă tabelară și/sau grafică privind diverse elemente din aplicație. Aceste rapoarte sunt specifice fiecărui client. Câteva exemple:

  • Evoluția încasărilor pe o perioadă.
  • Evoluția orelor lucrate suplimentar.
  • Evoluția cheltuielilor (mai multe tipuri de cheltuieli pe același grafic).
  • Structura cheltuielilor (procentual).
  • Evoluția veniturilor, cheltuielilor, cifrei de afaceri.
  • Structura cheltuielilor salariale pe departamente și tipuri de personal etc.
  • Rapoarte privind activitățile din teren monitorizate prin aplicația de mobil (vizualizare pe Google Maps cu imagini și informații asociate).
  1. GESTIUNE COMERCIALĂ FURNIZORI (APROVIZIONARE)
    Cuprinde toate elementele necesare bunei desfășurări a activității de aprovizionare. Aceasta
    incluse:
    • Întocmirea referatelor de necesitate de către utilizatori.
    • Aprobarea acestora pe linia ierarhică a unității dvs. (în mod electronic, fiind notificați prin
    email/sms când aveți documente de aprobat). Această aprobare se poate face în forma
    inițială solicitată sau cu modificarea articolelor și/sau cantităților solicitate. Pentru acest
    lucru, aplicația pune la dispoziție informații despre stocul unui element solicitat sau
    istoricul achizițiilor pentru acest element într-o perioadă aleasa de dvs. (de ex. 12 luni).
    Orice decident de pe fluxul de procesare al referatelor poate aproba, modifica sau respinge
    un document. Persoanele implicate sunt informate prin email sau sms despre stadiul
    solicitărilor.
    • Managementul contractelor (normale, cadru sau subsecvente) încheiate cu furnizorii de
    bunuri și servicii. Astfel, veți introduce în sistem datele despre un contract (perioada,
    valoare, inclusiv atașa forma electronica a documentului – scanată – pentru acces oricând
    la aceasta). La operarea unei facturi aferente unui contract, serviciul aprovizionare va
    asocia acest document cu contractul. Veți avea acces oricând la încadrarea achizițiilor în
    valorile contractate, într-o formă vizuală, grafică. De asemeni veți fi notificați asupra
    contractelor care urmează să expire într-o perioadă arbitrară, sau a celor care au fost
    depășite ca valoare.
    • Întocmirea, în baza elementelor de pe referatele de necesitate, a comenzilor către furnizori.
    În acest sens, serviciul aprovizionare, va alege de pe referatele APROBATE, elemente în
    vederea solicitărilor către furnizori.
    • Aprobarea comenzilor pe linia ierarhică specifică (serviciul aprovizionare, CFI, conducător
    economic, manager) la finalul acestui circuit comenzile putând fi transmise electronic
    (email) către furnizor sau imprima.
    • Contractele cu furnizorii vor avea în aplicație și informații privind termenul de plată (pentru
    modulul de gestiune financiară – planificare la plată – fișiere de plăți electronice) și
    eventuala garanție de bună execuție (plătibilă în contul corespunzător).
  2. GESTIUNE COMERCIALĂ CLIENȚI
    În cazul în care sunteți un prestator de servicii către un număr mare de clienți, în baza unor
    contracte sau a altor tipuri de relații similare, acest modul permite managementul tuturor
    informațiilor aferente. Exemple de utilizare: sunteți un furnizor de servicii către populație și agenți
    economici (salubritate, apa, diverse alte servicii) sau sunteți o unitate administrativă care încasează
    taxe și impozite de la populație și agenți economici. Facilități:
    • Definirea, pentru fiecare client, a elementelor contractuale: tipul serviciilor prestate/taxelor
    de încasat, modul de calcul al acestora etc.
    • Emiterea către clienți, într-o singură operațiune, a facturilor sau altor documente asimilate
    privind obligațiile de plată.
    • În paralel puteți opta pentru informarea clienților prin canale moderne de comunicare (sms,
    email) privind aceste operații (emitere facturi/decizii de impunere, depășire
    scadențe/termene de plată etc).
    • Accesul clienților (pe baza unui CNP/cod client/număr ROL/telefon/email) asupra datelor
    care se refera la ei: sume de plată, fișe etc.
    • Preluarea plăților efectuate prin diverși procesatori (tip PayPoint sau procesatori de plăți
    cu carduri bancare).
    • Calculul automat de penalizări/majorări de întârziere.
  3. MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE
    Acest modul implementează toate elementele necesare privind personalul dvs.:
    • Preluarea, de pe site-ul dvs., în cazul în care aveți această opțiune, a solicitărilor de
    angajări/CV-uri. În acest sens, la completarea formularului de pe site-ul dvs., solicitantul
    primește pe email un link ce va conduce către un formular conținând elementele care va
    interesează (date personale de contact, studii, experiența, abilități – limbi străine etc).
    • Evidența personalului angajat și a colaboratorilor (zilieri, convenții etc), pe nivele
    ierarhice, împreună cu toate elementele necesare (date personale, date privind salarizare,
    sporuri aplicate etc).
    • Evidența documentelor (inclusiv stocarea în format electronic – scanat) aferente
    personalului, cu acces oricând este necesar.
    • Întocmirea, electronic, de către persoanele desemnate, a prezenței/pontajului pentru
    personalul din subordine. Aceasta se poate face zilnic/săptămânal/lunar.
    • Preluarea informațiilor de pontaj din terminalele specializate de acces (ora intrării/ieșirii).
    În cazul în care nu dețineți așa ceva oferim consultanță în domeniul implementării unui
    sistem de acest gen, sau implementarea completă.
    • Operarea de către personalul dvs. a cererilor de concedii de odihnă, recuperare a orelor
    suplimentare/lucrate în weekend sau sărbători legale și evidența acestor elemente.
    • Operarea celorlalte elemente ce țin de salarizare: concedii medicale, persoane în întreținere
    în vederea scutirii de impozit etc.
    • Calculul drepturilor salariale.
    • Generarea de fișiere de plăți pentru bănci, pentru viramentul salariilor pe carduri.
    • Generarea tuturor documentelor necesare: state de plată, fluturași, centralizatoare, procese
    verbale pentru casieri plătitori etc.
    • Managementul popririlor către terți aferente personalului, inclusiv generarea fișierului
    pentru plata acestor sume beneficiarilor.
    • Evaluare periodică a personalului. În acest sens, veți defini în sistem criteriile de efectuare
    pentru fiecare persoană sau funcție. Periodic, șefii direcți ai salariatului vor introduce
    rezultatul evaluării pe fiecare din aceste criterii, cu notare în intervalul definit de dvs. (de
    ex 1…5). Sunt disponibile rapoarte aferente acestor evaluări.
    • Declarațiile electronice aferente salarizării (declarația 112).
    • Există un modul pentru planificarea turelor, pentru acele activități la care, un număr limitat
    de salariați trebuie să acopere un număr de obiective/sarcini (activitățile de pază, curățenie,
    dispecerate). Prin alocarea (prin drag&drop, folosind mouse) salariaților pe ture/obiective,
    aplicația calculează în timp real numărul de ore lucrate/suplimentare/weekend/noapte, în
    așa fel încât toți salariații să realizeze norma lunară, cu costuri suplimentare minime, în
    condițiile în care se acoperă necesarul pe fiecare obiectiv/operațiune.
    • Programul permite planificarea personalului (similar unui pontaj în avans).
    • Programul permite diverse simulări și scenarii de modificare a salariilor/schemei de
    personal și generează rapoarte tip diferență, atât între datele originale si o astfel de simulare,
    cât și între simulări (de exemplu puteți în avans calcula ce impact ar avea o creștere
    salarială, impusă de lege sau stabilită arbitrar, sau ce impact ar avea modificarea unor taxe
    pe salarii sau adăugarea unor taxe noi).
  4. GESTIUNE MATERIALĂ
    Conține toate elementele necesare activității curente. Sistemul permite definirea gestiunilor și a
    gestionărilor, împreună cu toate elementele de contact. Exemplu de operațiuni implementate:
    • Întocmirea recepțiilor de la furnizori, inclusiv tipul achiziției (SEAP, achiziție directă etc).
    • În cazul furnizorilor care oferta acest sistem, preluarea directă a datelor (de exemplu
    livrările de carburanți direct pe carduri de la OMV/Petrom sau similar).
    • Înregistrarea automată în contabilitate a facturilor aferente.
    • Aprobarea facturilor de către serviciul aprovizionare și asocierea lor cu contractele.
    • Recepția producției interne cu calculul automat al prețului de cost în baza cheltuitelor
    efectuate.
    • Transferul între gestiuni, cu confirmarea electronică de către primitor a cantităților și
    sumelor.
    • Operarea consumurilor de materiale și materii prime, cu specificarea consumatorului. În
    acest mod aveți acces în orice moment a cheltuitelor pe un anume consumator (mașină,
    utilaj, persoană etc).
    • Inventarierea bunurilor din gestiuni, inclusiv de pe terminale mobile (telefoane, tablete).
    • Generarea listelor necesare: liste de stoc, balanțe, fișe de magazie, situații și statistici
    privind intrările, consumurile etc.
  5. VÂNZARE PRIN AMEF (case de marcat)
    Conține elementele necesare activității de vânzare de mărfuri și prestare de servicii către populație,
    prin intermediul caselor de marcat fiscale. Include vânzarea prin scanarea codurilor de bare sau
    prin introducerea codurilor PLU pentru mărfuri și servicii, emiterea bonurilor fiscale pe casa de
    marcat, emiterea facturilor în baza bonurilor fiscale (unde clientul solicită). Înregistrarea zilnică a
    încasărilor, predarea banilor către casieria centrală. Raport de gestiune. Rapoarte statistice.
  6. GESTIUNE FINANCIARĂ ȘI CONTABILITATE
    Conține toate elementele necesare operațiunilor ce ține de furnizori, clienți, casierii, conturi
    bancare, avansuri de trezorerie, întocmirea situațiilor financiar-contabile prevăzute de lege și a
    declarațiilor și raportărilor aferente. Câteva detalii:
    • Un număr nelimitat de registre de casă, asociate punctelor de lucru. Accesul utilizatorilor
    la operațiuni se poate face individual.
    • Operațiuni prin conturi bancare: plata furnizorilor se poate face prin intermediul unor
    fișiere de plăți, dacă sistemul informatic al băncii dvs. suportă acest mod de lucru. Folosind
    acest mod de lucru, plata unui volum mare de furnizori se face într-un timp foarte scurt, iar
    verificarea și semnarea propriu-zisă este de ordinul minutelor (practic din lista de facturi
    neachitate, se bifează facturile ce urmează a fi plătite; se verifică și/sau modifică sumele
    de plată; se generează fișierul propriu-zis; se încarcă acest fișier în sistemul informatic al
    băncii; se semnează electronic de persoanele îndreptățite din cadrul firmei dvs).
    • Pentru plățile din conturi de trezorerie, aplicația poate genera direct forma de OP utilizată
    (identică cu cea generată de aplicația OPFV pusă la dispoziție de ANAF). Acestea se
    generează printr-un click, în baza informațiilor din sistem, eliminând multe posibilități de
    eroare (introducere conturi IBAN și alte date).
    • În sens invers, extrasele de cont în format electronic generate de către bănci pot fi importate
    direct în aplicație, nemaifiind necesare operarea individuală, manuală, a fiecărei operațiuni
    din extrasele de cont.
    • Balanțele pentru furnizori și clienți conțin toate elementele necesare verificării: linkuri
    către facturile scanate, către contracte etc.
    • Managementul avansurilor de trezorerie: salariații sunt preluați direct din modul de salarii,
    se pot opera plățile din casierie către salariați, restituirile de sume, justificarea deconturilor,
    încasări și plăți în cursul deplasărilor.
    • Notele contabile: se generează lunar după modul dvs. de lucru. O notă contabilă are
    asociate toate documentele la care face referire. Generarea notei contabile blochează
    accesul la aceste documente, în sensul că nu se mai poate interveni asupra lor.
    • Balanța de verificare: suportă moduri multiple de afișare și generare (4,5 sau 6 rânduri de
    egalități, atât în format interactiv cat și PDF).
    • Declarații fiscale: declarații privind TVA (394,300); monitorizare (S1001 și similare).
  7. BUGETUL DE VENITURI ȘI CHELTUIELI
    Conține elementele necesare pentru:
    • Introducerea sumelor preconizate pentru cheltuieli și venituri, pe capitole, conform
    formularelor publicate sau a machetelor proprii.
    • Vizualizarea în orice moment a încadrării veniturilor si cheltuielilor realizate în cele
    preconizate, cu posibilitatea de a atașa explicații ale diferențelor.
  8. GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXE
    Conține toate elementele privind gestiunea mijloacelor fixe și a operațiunilor aferente. Astfel
    pentru fiecare element sunt stocate în sistem:
    • Datele solicitate de legislație.
    • Documente aferente (de exemplu în cazul mașinilor și utilajelor: verificări tehnice,
    asigurări etc). Aplicația trimite informări (prin email) privind documentele în curs de
    expirare în perioada imediat următoare, pentru fiecare categorie (inspecții, asigurări,
    cerificări).
    • Poziționarea geografica a mijloacelor fixe inamovibile (clădiri, terenuri) sub forma de
    coordonate GPS.
    • Imagini ale mijloacelor fixe.
    • Aplicația face calculul amortizării, generează rapoarte privind amortizarea, registrele
    prevăzute de lege etc.
    • Gestiunea obiectelor de inventar, atât în depozit cât și în folosință. La darea în folosință,
    obiectele de inventar se asociază salariatului (din modulul de salarizare). În orice moment
    în aplicația de salarizare sunt vizibile mijloacele fixe date în folosință salariatului.
    • Inventarierea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar și listarea listelor de inventar.
  9. DEVIZE ȘI URMĂRIREA PRODUCȚIEI
    Conține toate elementele necesare managementului producției: întocmirea devizelor ofertă, a
    situațiilor de lucrări, solicitarea consumurilor în baza situațiilor de lucrări; managementul
    analizelor de preț pentru funcționarea utilajelor și produsele proprii.
    • Se pot opera devizele ofertă folosind nomenclatoarele standard. Se pot lista toate
    formularele necesare.
    • Fiecare executant de lucrări (șef de formație de exemplu) operează în sistem datele
    necesare întocmirii procesului verbal ce va fi prezentat beneficiarului (articole din
    normative, materiale, cantități, utilaje – funcționare și staționare etc, evantual grupate
    pe locații). Se calculează în timp real și norma de timp aferentă (atât manopera directă
    a personalului cât și a eventualilor deservenți ai utilajelor folosite).
    Fiecare proces verbal se poate întocmi pe o perioadă arbitrară (zilnic, săptămânal – cel
    mai frecvent, lunar). Forma printabilă este cea agreată de Primăria Municipiului Iași.
    Procesele verbale vor fi centralizate și transformate automat în situații de lucrări.
    • Pentru fiecare proces verbal se pot genera bonurile de conum aferente materialelor
    utilizate în mod direct, și a celor necesare funcționării utilajelor. Cantitățile
    consumate sunt calculate automat din consumurile specifice din norme.
    • Se pot opera situațiile de lucrări, fie prin preluarea unui deviz ofertă, prin preluarea
    unuia sau mai multe procese verbale întocmite de către executanți (șefi de formații), fie
    prin operarea de la zero.
    • Pentru fiecare situație de lucrări, se întocmesc solicitările de consum atât pentru
    materialele utilizate cât și pentru cele ce reies din analizele de preț pentru funcționarea
    utilajelor, transport și producerea produselor proprii puse în operă.
    • Executanții lucrărilor completează aceste solicitări cu materialele din stocul propriu.
    • Se pot factura lucrările prin selecție din listă.
    • Se generează situațiile și statisticile aferente procesului de producție (costuri cu
    materiale, manopera, utilaje, transport, consumuri, facturi, încasări etc).
    • Operarea în sistem a analizelor de pret pentru diverse servicii prestate către beneficiari.
    Se introduc prețuri și cantități pentru materiale, manoperă, utilaje, sporuri aferente.
    Analizele de pret au perioadă de valabilitate, se pot lucra analizele pe perioade viitoare
    în timp ce sunt utilizate cele valabile în prezent. Se pot crea, printr-o singura operație,
    analize noi din cele actuale cauzate de modificările de prețuri (practic rețeta rămâne
    neschimbată ca elemente folosite și cantități – util de exemplu în situația de schimbarea
    a valorii manoperei)
    • Pentru lucrările efectuate pe teren, prin intermediul unei aplicații pentru telefoane
    mobile, se pot opera în sistem date privind
    o Lucrarea efectuată
    o Poziția GPS
    o Utilajele implicate – timpi de funcționare și staționare
    o Poze cu lucrarea efectuată
    Procedura (în curs de implementare la CITADIN SA-probe finale) presupune
    o Intocmirea BLM pentru utilaje la plecarea acestora din bază – utilajul,
    mecanicul, combustibilii și uleiurile sau aditivii de alimentat, prima lucrare
    destinație
    o Se genereaza un document cu un cod de bare imprimat, ce va fi folosit în
    continuare
    o Se scanează codul de bare la ieșirea din bază
    o Se scanează codul de bare și se operează (automat) poziția și (manual) ore
    funcționare și staționare, lucrarea efectuată, materialul folosit LA FIECARE
    LUCRARE LA CARE AJUNGE
    o Se scanează codul de bare la reîntoarcerea în bază
    o Se poate ajusta automat timpul pentru a include și deplasarea între bază și
    lucrări.
    o În ziua următoarea se inchide fișa.
  10. RELAȚII CU PUBLICUL ȘI PROCESAREA DOCUMENTELOR
    Conține elementele necesare preluării, pe diverse canale, a solicitărilor persoanelor fizice și a
    partenerilor, salariaților etc, și procesării acestora până la soluționare. Include
    • Preluare solicitări prin registratură sau email (aplicația poate citi o adresă de email și
    prelua de acolo eventuale documente atașate)
    • Registratura repartizează din aplicație aceste solicitări către departamentele implicate
    • Fiecare departament poate da o rezoluție finală sau poate redirecta o solicitare către un alt
    departament
    • Emitentul solicitării poate fi notificat prin mijloace electronice (email, sms) sau poate
    urmări online stadiul acesteia.
    • Se poate opta inclusiv pentru trimiterea rezoluției finale prin mijloace electronice (email,
    eventual document semnat digital cu semnătura folosită în relația cu ANAF)
    • Pentru orice perioada se poate genera un raport de activitate pentru fiecare departament
    implicat (număr de cereri procesate, prelucrate, rezolvate etc), util în evaluarea activității
    salariaților din acel departament.
  11. MANAGEMENT ȘI RAPOARTE MANAGERIALE
    Conține opțiuni și rapoarte, în formă tabelară și/sau grafică privind diverse elemente din
    aplicație. Aceste rapoarte sunt specifice fiecărui client. Câteva exemple:
    • Evoluția încasărilor pe o perioadă.
    • Evoluția orelor lucrate suplimentar.
    • Evoluția cheltuielilor (mai multe tipuri de cheltuieli pe același grafic).
    • Structura cheltuielilor (procentual).
    • Evoluția veniturilor, cheltuielilor, cifrei de afaceri.
    • Structura cheltuielilor salariale pe departamente și tipuri de personal etc.
    • Rapoarte privind activitățile din teren monitorizate prin aplicația de mobil (vizualizare pe
    Google Maps cu imagini și informații asociate).

  1. GESTIUNE COMERCIALĂ FURNIZORI (APROVIZIONARE)
    Cuprinde toate elementele necesare bunei desfășurări a activității de aprovizionare. Aceasta
    incluse:
    • Întocmirea referatelor de necesitate de către utilizatori.
    • Aprobarea acestora pe linia ierarhică a unității dvs. (în mod electronic, fiind notificați prin
    email/sms când aveți documente de aprobat). Această aprobare se poate face în forma
    inițială solicitată sau cu modificarea articolelor și/sau cantităților solicitate. Pentru acest
    lucru, aplicația pune la dispoziție informații despre stocul unui element solicitat sau
    istoricul achizițiilor pentru acest element într-o perioadă aleasa de dvs. (de ex. 12 luni).
    Orice decident de pe fluxul de procesare al referatelor poate aproba, modifica sau respinge
    un document. Persoanele implicate sunt informate prin email sau sms despre stadiul
    solicitărilor.
    • Managementul contractelor (normale, cadru sau subsecvente) încheiate cu furnizorii de
    bunuri și servicii. Astfel, veți introduce în sistem datele despre un contract (perioada,
    valoare, inclusiv atașa forma electronica a documentului – scanată – pentru acces oricând
    la aceasta). La operarea unei facturi aferente unui contract, serviciul aprovizionare va
    asocia acest document cu contractul. Veți avea acces oricând la încadrarea achizițiilor în
    valorile contractate, într-o formă vizuală, grafică. De asemeni veți fi notificați asupra
    contractelor care urmează să expire într-o perioadă arbitrară, sau a celor care au fost
    depășite ca valoare.
    • Întocmirea, în baza elementelor de pe referatele de necesitate, a comenzilor către furnizori.
    În acest sens, serviciul aprovizionare, va alege de pe referatele APROBATE, elemente în
    vederea solicitărilor către furnizori.
    • Aprobarea comenzilor pe linia ierarhică specifică (serviciul aprovizionare, CFI, conducător
    economic, manager) la finalul acestui circuit comenzile putând fi transmise electronic
    (email) către furnizor sau imprima.
    • Contractele cu furnizorii vor avea în aplicație și informații privind termenul de plată (pentru
    modulul de gestiune financiară – planificare la plată – fișiere de plăți electronice) și
    eventuala garanție de bună execuție (plătibilă în contul corespunzător).
  2. GESTIUNE COMERCIALĂ CLIENȚI
    În cazul în care sunteți un prestator de servicii către un număr mare de clienți, în baza unor
    contracte sau a altor tipuri de relații similare, acest modul permite managementul tuturor
    informațiilor aferente. Exemple de utilizare: sunteți un furnizor de servicii către populație și agenți
    economici (salubritate, apa, diverse alte servicii) sau sunteți o unitate administrativă care încasează
    taxe și impozite de la populație și agenți economici. Facilități:
    • Definirea, pentru fiecare client, a elementelor contractuale: tipul serviciilor prestate/taxelor
    de încasat, modul de calcul al acestora etc.
    • Emiterea către clienți, într-o singură operațiune, a facturilor sau altor documente asimilate
    privind obligațiile de plată.
    • În paralel puteți opta pentru informarea clienților prin canale moderne de comunicare (sms,
    email) privind aceste operații (emitere facturi/decizii de impunere, depășire
    scadențe/termene de plată etc).
    • Accesul clienților (pe baza unui CNP/cod client/număr ROL/telefon/email) asupra datelor
    care se refera la ei: sume de plată, fișe etc.
    • Preluarea plăților efectuate prin diverși procesatori (tip PayPoint sau procesatori de plăți
    cu carduri bancare).
    • Calculul automat de penalizări/majorări de întârziere.
  3. MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE
    Acest modul implementează toate elementele necesare privind personalul dvs.:
    • Preluarea, de pe site-ul dvs., în cazul în care aveți această opțiune, a solicitărilor de
    angajări/CV-uri. În acest sens, la completarea formularului de pe site-ul dvs., solicitantul
    primește pe email un link ce va conduce către un formular conținând elementele care va
    interesează (date personale de contact, studii, experiența, abilități – limbi străine etc).
    • Evidența personalului angajat și a colaboratorilor (zilieri, convenții etc), pe nivele
    ierarhice, împreună cu toate elementele necesare (date personale, date privind salarizare,
    sporuri aplicate etc).
    • Evidența documentelor (inclusiv stocarea în format electronic – scanat) aferente
    personalului, cu acces oricând este necesar.
    • Întocmirea, electronic, de către persoanele desemnate, a prezenței/pontajului pentru
    personalul din subordine. Aceasta se poate face zilnic/săptămânal/lunar.
    • Preluarea informațiilor de pontaj din terminalele specializate de acces (ora intrării/ieșirii).
    În cazul în care nu dețineți așa ceva oferim consultanță în domeniul implementării unui
    sistem de acest gen, sau implementarea completă.
    • Operarea de către personalul dvs. a cererilor de concedii de odihnă, recuperare a orelor
    suplimentare/lucrate în weekend sau sărbători legale și evidența acestor elemente.
    • Operarea celorlalte elemente ce țin de salarizare: concedii medicale, persoane în întreținere
    în vederea scutirii de impozit etc.
    • Calculul drepturilor salariale.
    • Generarea de fișiere de plăți pentru bănci, pentru viramentul salariilor pe carduri.
    • Generarea tuturor documentelor necesare: state de plată, fluturași, centralizatoare, procese
    verbale pentru casieri plătitori etc.
    • Managementul popririlor către terți aferente personalului, inclusiv generarea fișierului
    pentru plata acestor sume beneficiarilor.
    • Evaluare periodică a personalului. În acest sens, veți defini în sistem criteriile de efectuare
    pentru fiecare persoană sau funcție. Periodic, șefii direcți ai salariatului vor introduce
    rezultatul evaluării pe fiecare din aceste criterii, cu notare în intervalul definit de dvs. (de
    ex 1…5). Sunt disponibile rapoarte aferente acestor evaluări.
    • Declarațiile electronice aferente salarizării (declarația 112).
    • Există un modul pentru planificarea turelor, pentru acele activități la care, un număr limitat
    de salariați trebuie să acopere un număr de obiective/sarcini (activitățile de pază, curățenie,
    dispecerate). Prin alocarea (prin drag&drop, folosind mouse) salariaților pe ture/obiective,
    aplicația calculează în timp real numărul de ore lucrate/suplimentare/weekend/noapte, în
    așa fel încât toți salariații să realizeze norma lunară, cu costuri suplimentare minime, în
    condițiile în care se acoperă necesarul pe fiecare obiectiv/operațiune.
    • Programul permite planificarea personalului (similar unui pontaj în avans).
    • Programul permite diverse simulări și scenarii de modificare a salariilor/schemei de
    personal și generează rapoarte tip diferență, atât între datele originale si o astfel de simulare,
    cât și între simulări (de exemplu puteți în avans calcula ce impact ar avea o creștere
    salarială, impusă de lege sau stabilită arbitrar, sau ce impact ar avea modificarea unor taxe
    pe salarii sau adăugarea unor taxe noi).
  4. GESTIUNE MATERIALĂ
    Conține toate elementele necesare activității curente. Sistemul permite definirea gestiunilor și a
    gestionărilor, împreună cu toate elementele de contact. Exemplu de operațiuni implementate:
    • Întocmirea recepțiilor de la furnizori, inclusiv tipul achiziției (SEAP, achiziție directă etc).
    • În cazul furnizorilor care oferta acest sistem, preluarea directă a datelor (de exemplu
    livrările de carburanți direct pe carduri de la OMV/Petrom sau similar).
    • Înregistrarea automată în contabilitate a facturilor aferente.
    • Aprobarea facturilor de către serviciul aprovizionare și asocierea lor cu contractele.
    • Recepția producției interne cu calculul automat al prețului de cost în baza cheltuitelor
    efectuate.
    • Transferul între gestiuni, cu confirmarea electronică de către primitor a cantităților și
    sumelor.
    • Operarea consumurilor de materiale și materii prime, cu specificarea consumatorului. În
    acest mod aveți acces în orice moment a cheltuitelor pe un anume consumator (mașină,
    utilaj, persoană etc).
    • Inventarierea bunurilor din gestiuni, inclusiv de pe terminale mobile (telefoane, tablete).
    • Generarea listelor necesare: liste de stoc, balanțe, fișe de magazie, situații și statistici
    privind intrările, consumurile etc.
  5. VÂNZARE PRIN AMEF (case de marcat)
    Conține elementele necesare activității de vânzare de mărfuri și prestare de servicii către populație,
    prin intermediul caselor de marcat fiscale. Include vânzarea prin scanarea codurilor de bare sau
    prin introducerea codurilor PLU pentru mărfuri și servicii, emiterea bonurilor fiscale pe casa de
    marcat, emiterea facturilor în baza bonurilor fiscale (unde clientul solicită). Înregistrarea zilnică a
    încasărilor, predarea banilor către casieria centrală. Raport de gestiune. Rapoarte statistice.
  6. GESTIUNE FINANCIARĂ ȘI CONTABILITATE
    Conține toate elementele necesare operațiunilor ce ține de furnizori, clienți, casierii, conturi
    bancare, avansuri de trezorerie, întocmirea situațiilor financiar-contabile prevăzute de lege și a
    declarațiilor și raportărilor aferente. Câteva detalii:
    • Un număr nelimitat de registre de casă, asociate punctelor de lucru. Accesul utilizatorilor
    la operațiuni se poate face individual.
    • Operațiuni prin conturi bancare: plata furnizorilor se poate face prin intermediul unor
    fișiere de plăți, dacă sistemul informatic al băncii dvs. suportă acest mod de lucru. Folosind
    acest mod de lucru, plata unui volum mare de furnizori se face într-un timp foarte scurt, iar
    verificarea și semnarea propriu-zisă este de ordinul minutelor (practic din lista de facturi
    neachitate, se bifează facturile ce urmează a fi plătite; se verifică și/sau modifică sumele
    de plată; se generează fișierul propriu-zis; se încarcă acest fișier în sistemul informatic al
    băncii; se semnează electronic de persoanele îndreptățite din cadrul firmei dvs).
    • Pentru plățile din conturi de trezorerie, aplicația poate genera direct forma de OP utilizată
    (identică cu cea generată de aplicația OPFV pusă la dispoziție de ANAF). Acestea se
    generează printr-un click, în baza informațiilor din sistem, eliminând multe posibilități de
    eroare (introducere conturi IBAN și alte date).
    • În sens invers, extrasele de cont în format electronic generate de către bănci pot fi importate
    direct în aplicație, nemaifiind necesare operarea individuală, manuală, a fiecărei operațiuni
    din extrasele de cont.
    • Balanțele pentru furnizori și clienți conțin toate elementele necesare verificării: linkuri
    către facturile scanate, către contracte etc.
    • Managementul avansurilor de trezorerie: salariații sunt preluați direct din modul de salarii,
    se pot opera plățile din casierie către salariați, restituirile de sume, justificarea deconturilor,
    încasări și plăți în cursul deplasărilor.
    • Notele contabile: se generează lunar după modul dvs. de lucru. O notă contabilă are
    asociate toate documentele la care face referire. Generarea notei contabile blochează
    accesul la aceste documente, în sensul că nu se mai poate interveni asupra lor.
    • Balanța de verificare: suportă moduri multiple de afișare și generare (4,5 sau 6 rânduri de
    egalități, atât în format interactiv cat și PDF).
    • Declarații fiscale: declarații privind TVA (394,300); monitorizare (S1001 și similare).
  7. BUGETUL DE VENITURI ȘI CHELTUIELI
    Conține elementele necesare pentru:
    • Introducerea sumelor preconizate pentru cheltuieli și venituri, pe capitole, conform
    formularelor publicate sau a machetelor proprii.
    • Vizualizarea în orice moment a încadrării veniturilor si cheltuielilor realizate în cele
    preconizate, cu posibilitatea de a atașa explicații ale diferențelor.
  8. GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXE
    Conține toate elementele privind gestiunea mijloacelor fixe și a operațiunilor aferente. Astfel
    pentru fiecare element sunt stocate în sistem:
    • Datele solicitate de legislație.
    • Documente aferente (de exemplu în cazul mașinilor și utilajelor: verificări tehnice,
    asigurări etc). Aplicația trimite informări (prin email) privind documentele în curs de
    expirare în perioada imediat următoare, pentru fiecare categorie (inspecții, asigurări,
    cerificări).
    • Poziționarea geografica a mijloacelor fixe inamovibile (clădiri, terenuri) sub forma de
    coordonate GPS.
    • Imagini ale mijloacelor fixe.
    • Aplicația face calculul amortizării, generează rapoarte privind amortizarea, registrele
    prevăzute de lege etc.
    • Gestiunea obiectelor de inventar, atât în depozit cât și în folosință. La darea în folosință,
    obiectele de inventar se asociază salariatului (din modulul de salarizare). În orice moment
    în aplicația de salarizare sunt vizibile mijloacele fixe date în folosință salariatului.
    • Inventarierea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar și listarea listelor de inventar.
  9. DEVIZE ȘI URMĂRIREA PRODUCȚIEI
    Conține toate elementele necesare managementului producției: întocmirea devizelor ofertă, a
    situațiilor de lucrări, solicitarea consumurilor în baza situațiilor de lucrări; managementul
    analizelor de preț pentru funcționarea utilajelor și produsele proprii.
    • Se pot opera devizele ofertă folosind nomenclatoarele standard. Se pot lista toate
    formularele necesare.
    • Fiecare executant de lucrări (șef de formație de exemplu) operează în sistem datele
    necesare întocmirii procesului verbal ce va fi prezentat beneficiarului (articole din
    normative, materiale, cantități, utilaje – funcționare și staționare etc, evantual grupate
    pe locații). Se calculează în timp real și norma de timp aferentă (atât manopera directă
    a personalului cât și a eventualilor deservenți ai utilajelor folosite).
    Fiecare proces verbal se poate întocmi pe o perioadă arbitrară (zilnic, săptămânal – cel
    mai frecvent, lunar). Forma printabilă este cea agreată de Primăria Municipiului Iași.
    Procesele verbale vor fi centralizate și transformate automat în situații de lucrări.
    • Pentru fiecare proces verbal se pot genera bonurile de conum aferente materialelor
    utilizate în mod direct, și a celor necesare funcționării utilajelor. Cantitățile
    consumate sunt calculate automat din consumurile specifice din norme.
    • Se pot opera situațiile de lucrări, fie prin preluarea unui deviz ofertă, prin preluarea
    unuia sau mai multe procese verbale întocmite de către executanți (șefi de formații), fie
    prin operarea de la zero.
    • Pentru fiecare situație de lucrări, se întocmesc solicitările de consum atât pentru
    materialele utilizate cât și pentru cele ce reies din analizele de preț pentru funcționarea
    utilajelor, transport și producerea produselor proprii puse în operă.
    • Executanții lucrărilor completează aceste solicitări cu materialele din stocul propriu.
    • Se pot factura lucrările prin selecție din listă.
    • Se generează situațiile și statisticile aferente procesului de producție (costuri cu
    materiale, manopera, utilaje, transport, consumuri, facturi, încasări etc).
    • Operarea în sistem a analizelor de pret pentru diverse servicii prestate către beneficiari.
    Se introduc prețuri și cantități pentru materiale, manoperă, utilaje, sporuri aferente.
    Analizele de pret au perioadă de valabilitate, se pot lucra analizele pe perioade viitoare
    în timp ce sunt utilizate cele valabile în prezent. Se pot crea, printr-o singura operație,
    analize noi din cele actuale cauzate de modificările de prețuri (practic rețeta rămâne
    neschimbată ca elemente folosite și cantități – util de exemplu în situația de schimbarea
    a valorii manoperei)
    • Pentru lucrările efectuate pe teren, prin intermediul unei aplicații pentru telefoane
    mobile, se pot opera în sistem date privind
    o Lucrarea efectuată
    o Poziția GPS
    o Utilajele implicate – timpi de funcționare și staționare
    o Poze cu lucrarea efectuată
    Procedura (în curs de implementare la CITADIN SA-probe finale) presupune
    o Intocmirea BLM pentru utilaje la plecarea acestora din bază – utilajul,
    mecanicul, combustibilii și uleiurile sau aditivii de alimentat, prima lucrare
    destinație
    o Se genereaza un document cu un cod de bare imprimat, ce va fi folosit în
    continuare
    o Se scanează codul de bare la ieșirea din bază
    o Se scanează codul de bare și se operează (automat) poziția și (manual) ore
    funcționare și staționare, lucrarea efectuată, materialul folosit LA FIECARE
    LUCRARE LA CARE AJUNGE
    o Se scanează codul de bare la reîntoarcerea în bază
    o Se poate ajusta automat timpul pentru a include și deplasarea între bază și
    lucrări.
    o În ziua următoarea se inchide fișa.
  10. RELAȚII CU PUBLICUL ȘI PROCESAREA DOCUMENTELOR
    Conține elementele necesare preluării, pe diverse canale, a solicitărilor persoanelor fizice și a
    partenerilor, salariaților etc, și procesării acestora până la soluționare. Include
    • Preluare solicitări prin registratură sau email (aplicația poate citi o adresă de email și
    prelua de acolo eventuale documente atașate)
    • Registratura repartizează din aplicație aceste solicitări către departamentele implicate
    • Fiecare departament poate da o rezoluție finală sau poate redirecta o solicitare către un alt
    departament
    • Emitentul solicitării poate fi notificat prin mijloace electronice (email, sms) sau poate
    urmări online stadiul acesteia.
    • Se poate opta inclusiv pentru trimiterea rezoluției finale prin mijloace electronice (email,
    eventual document semnat digital cu semnătura folosită în relația cu ANAF)
    • Pentru orice perioada se poate genera un raport de activitate pentru fiecare departament
    implicat (număr de cereri procesate, prelucrate, rezolvate etc), util în evaluarea activității
    salariaților din acel departament.
  11. MANAGEMENT ȘI RAPOARTE MANAGERIALE
    Conține opțiuni și rapoarte, în formă tabelară și/sau grafică privind diverse elemente din
    aplicație. Aceste rapoarte sunt specifice fiecărui client. Câteva exemple:
    • Evoluția încasărilor pe o perioadă.
    • Evoluția orelor lucrate suplimentar.
    • Evoluția cheltuielilor (mai multe tipuri de cheltuieli pe același grafic).
    • Structura cheltuielilor (procentual).
    • Evoluția veniturilor, cheltuielilor, cifrei de afaceri.
    • Structura cheltuielilor salariale pe departamente și tipuri de personal etc.
    • Rapoarte privind activitățile din teren monitorizate prin aplicația de mobil (vizualizare pe
    Google Maps cu imagini și informații asociate).